企業(yè)能創(chuàng)造多大效益,很大程度上取決于其運(yùn)營效率。部門分化、信息斷層、行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)不一致等都是降低運(yùn)營效率的主因。為了改善這種狀態(tài),企業(yè)要學(xué)會(huì)簡化工作流程,量化工作標(biāo)準(zhǔn)。通過簡化工作流程,消除冗余的無效環(huán)節(jié),將有效環(huán)節(jié)緊密銜接,花費(fèi)最少的時(shí)間做最多的事情,從而提升工作效率;通過量化工作標(biāo)準(zhǔn),對(duì)各項(xiàng)工作提出更加明確的要求,讓每個(gè)員工都能深入理解工作規(guī)范,確保行為高度一致,從而提升工作質(zhì)量。
作為通信行業(yè)的翹楚,華為有著龐大的組織分支。而使華為能夠始終保持高效運(yùn)轉(zhuǎn)的法寶,就是流程。在華為,任何工作都要按照既定的流程走;企業(yè)也非常重視流程管理,并根據(jù)出現(xiàn)的問題隨時(shí)對(duì)流程加以修改與完善。
以華為阿根廷代表處對(duì)投標(biāo)到合同流程的簡化過程為例。從2017年6月華為公司變革指導(dǎo)委員會(huì)啟動(dòng)了阿根廷代表處的流程優(yōu)化試點(diǎn),以對(duì)準(zhǔn)與客戶做生意更簡單、更高效、更安全,對(duì)準(zhǔn)內(nèi)部效率提升和財(cái)報(bào)滿意,沿自身場(chǎng)景集成并優(yōu)化各流程,簡化管理,建設(shè)和優(yōu)化自己的流程管理體系為目標(biāo),從投標(biāo)到合同跑得苦、跑得慢等問題點(diǎn)出發(fā),對(duì)投標(biāo)到合同流程進(jìn)行了簡化。
在簡化流程的過程中,華為確定了流程簡化的目標(biāo)和方向。首先,通過全面調(diào)查,找出流程痛點(diǎn),簡化流程目標(biāo);其次,以業(yè)務(wù)部門為主要成員,建立專門的流程優(yōu)化團(tuán)隊(duì);再次,對(duì)整體業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理,分析價(jià)值流程圖,找出各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上的痛點(diǎn),識(shí)別差距;最后,對(duì)幾個(gè)高頻發(fā)生以及正在發(fā)生著的投標(biāo)合同事務(wù)進(jìn)行還原,將核心優(yōu)化思路確定為流程一定要場(chǎng)景化,并對(duì)流程加以簡化。
通過簡化工作流程,華為大幅減少了投入到重復(fù)、冗余、低風(fēng)險(xiǎn)事務(wù)中的精力,使得企業(yè)工作效率得到大幅提升。
而在量化標(biāo)準(zhǔn)方面,麥當(dāng)勞則是典型案例。作為全球最大的快餐公司之一,麥當(dāng)勞之所以能夠一直保持良好的產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)質(zhì)量,與其量化標(biāo)準(zhǔn)是分不開的。
在麥當(dāng)勞,任何工作都有標(biāo)準(zhǔn),任何標(biāo)準(zhǔn)都可量化。比如,在原材料選擇方面,奶漿供應(yīng)商在送貨時(shí),提供的奶漿溫度如果超過4℃必須退貨;面包不圓、切口不平不能要;牛肉餅從加工開始,要經(jīng)過40多道質(zhì)量檢查關(guān),只要有一項(xiàng)不符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)則不能出售;餐廳的一切原材料必須嚴(yán)格保證保質(zhì)期和保存期,比如生菜從冷藏庫送到配料臺(tái)只有2小時(shí)的保鮮期,如果超過2小時(shí)則必須處理掉。
在肉餅制作方面,麥當(dāng)勞嚴(yán)格要求牛肉原料必須挑選精瘦肉,牛肉由83%的肩肉和17%的上等五花肉精制而成,脂肪含量不得超過19%。牛肉絞碎后,一律按規(guī)定做成直徑為98.5毫米、厚度為5.65毫米、重量為47.32克的肉餅。
通過這樣的量化標(biāo)準(zhǔn),麥當(dāng)勞給了員工更加準(zhǔn)確的工作信息,員工的工作內(nèi)容更加具體,工作方式也更加直觀。
簡化流程,需要從設(shè)計(jì)流程、執(zhí)行流程、把控流程、檢查流程以及優(yōu)化流程等五個(gè)方面系統(tǒng)實(shí)施;量化標(biāo)準(zhǔn),需要從設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)以及完善標(biāo)準(zhǔn)等五個(gè)方面制定落實(shí)。只有做好計(jì)劃,謀定而后動(dòng),并且在實(shí)施過程中給予充分把控,對(duì)結(jié)果進(jìn)行縝密的分析與修正,才能使流程與標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)中真正發(fā)揮作用。
上篇 流程要簡化
第一章 設(shè)計(jì)流程抓重點(diǎn),讓流程管理事半功倍
所謂工作流程,是指工作事項(xiàng)的活動(dòng)流向順序,包含實(shí)際工作過程的環(huán)節(jié)、步驟以及程序。通過工作流程,可以清晰工作方法,維護(hù)工作秩序。設(shè)計(jì)一套簡潔合理的流程是發(fā)揮流程作用的第一步。設(shè)計(jì)流程時(shí),要準(zhǔn)確抓取流程設(shè)計(jì)的重點(diǎn),從工作目標(biāo)、運(yùn)營環(huán)節(jié)、部門職責(zé)、流程構(gòu)成要素等多個(gè)方面進(jìn)行分析,精簡設(shè)計(jì),消除冗余。
1.明確設(shè)計(jì)目的與工作目標(biāo)
2.在工作方式中找流程環(huán)節(jié)
3.界定相關(guān)部門與崗位職責(zé)
4.從實(shí)際工作中確認(rèn)流程構(gòu)成要素
5.試行、修正、確定
第二章 執(zhí)行流程有步驟,一、二、三、四保效果
執(zhí)行是銜接目標(biāo)與結(jié)果的過程。想要流程發(fā)揮作用,關(guān)鍵在于落地執(zhí)行。相當(dāng)一部分企業(yè)由于執(zhí)行混亂而影響了最終流程管理的效果。為了簡化執(zhí)行過程,提升執(zhí)行效率,要盡量避免執(zhí)行過程中的不確定因素,將需要完成的各項(xiàng)工作按照一定的邏輯順序加以排序,并用一二三四的形式明確操作內(nèi)容。
1.給每個(gè)員工定崗定責(zé)定規(guī)范
2.用表單將工作變成一、二、三
3.量化操作流程,減少不確定因素
4.通過樹立標(biāo)桿提升執(zhí)行效能
5.任何工作都要有時(shí)間限制
6.用溝通消除執(zhí)行障礙
第三章 把控流程分節(jié)點(diǎn),人人有事做,事事有人管
所謂流程節(jié)點(diǎn),是指一項(xiàng)工作需要分為不同階段完成時(shí),某一階段結(jié)束、另一階段開始時(shí)的轉(zhuǎn)接點(diǎn)。節(jié)點(diǎn)是工作流程的精髓,每個(gè)節(jié)點(diǎn)由不同的人完成,每個(gè)人又分屬不同的角色,花費(fèi)不同的時(shí)間,從一個(gè)節(jié)點(diǎn)流向下一個(gè)節(jié)點(diǎn)。通過節(jié)點(diǎn)的這些屬性,將每一個(gè)節(jié)點(diǎn)連接起來,就可以實(shí)現(xiàn)流程的流轉(zhuǎn)以及控制。所以,把控流程,節(jié)點(diǎn)是關(guān)鍵。
1.從流程中找節(jié)點(diǎn),在節(jié)點(diǎn)中找工作項(xiàng)
2.對(duì)每個(gè)進(jìn)程的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)把控
3.尋找并控制流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)
4.節(jié)點(diǎn)識(shí)別、分析與確認(rèn)
5.去除無效節(jié)點(diǎn),增加必要節(jié)點(diǎn)
第四章 檢查流程找關(guān)鍵,化解流程瓶頸
說起流程檢查,好似躲貓貓,檢查者步步緊逼,被檢查者躲躲藏藏。事實(shí)上,流程檢查并不是簡單的你做我查,流程檢查只是手段,確保流程執(zhí)行符合要求才是最終目的。通過流程檢查,就是要暴露問題并找出原因,以實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化與強(qiáng)化的目的。
1.流程檢查是提升執(zhí)行力的關(guān)鍵
2.通過檢查工作結(jié)果提升流程價(jià)值
3.從問題處理與信息流轉(zhuǎn)驗(yàn)證流程靈活性
4.關(guān)注資源利用率,加強(qiáng)流程整合的科學(xué)性
5.在上下級(jí)關(guān)系中看流程統(tǒng)籌的把控性
6.不斷明確責(zé)任劃分以提升團(tuán)隊(duì)合作力
第五章 優(yōu)化流程重核心,精簡無用程序
在傳統(tǒng)的以職能為中心的管理模式下,流程常常隱蔽在臃腫的組織結(jié)構(gòu)背后,運(yùn)作復(fù)雜,效能低下。在這種情況下,就要不斷進(jìn)行流程優(yōu)化,以提升流程管理效果。鑒于流程問題的復(fù)雜性,并非一蹴而就,所以在優(yōu)化流程時(shí)要找準(zhǔn)優(yōu)化核心,將核心流程作為優(yōu)化重點(diǎn),逐步開展優(yōu)化工作。
1.讓成本降下來,把效能提上去
2.做好準(zhǔn)備工作,讓流程優(yōu)化更高效
3.核心業(yè)務(wù)流程要重點(diǎn)優(yōu)化
4.打通優(yōu)化途徑,快速實(shí)現(xiàn)優(yōu)化目標(biāo)
5.評(píng)估、分析、改進(jìn)與實(shí)施
6.掌握并選對(duì)流程優(yōu)化的基本方法
7.認(rèn)識(shí)流程優(yōu)化常見核心問題
下篇 標(biāo)準(zhǔn)要量化
第六章 設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)分崗位,無形的工作要具化
完善的標(biāo)準(zhǔn)是獲取完美結(jié)果的有力保證。通過將無形的工作要求書面化,給員工的各項(xiàng)工作提出明確要求。但是,由于工作內(nèi)容千差萬別,不同的工作崗位其工作標(biāo)準(zhǔn)也有明顯不同。在設(shè)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí),要分清崗位,將工作內(nèi)容具體化、規(guī)范化,為每個(gè)崗位制定適合的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),為員工的工作結(jié)果提供衡量依據(jù)。
1.可量化、可度量、可檢查
2.讓標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行者參與標(biāo)準(zhǔn)制定
3.用數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)清晰工作要求
4.標(biāo)準(zhǔn)制定要以職位說明書為基礎(chǔ)
5.通過標(biāo)準(zhǔn)分類促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)
第七章 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)聽指令,不要99%要100%
標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施是很多企業(yè)管理工作中的難點(diǎn),由于標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施不到位而使工作標(biāo)準(zhǔn)只能掛在墻上。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情況,根本原因在于標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行指令不明確。所以,管理者要根據(jù)既定標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確描述每項(xiàng)工作的指令,讓員工知道做什么,怎么做,做到什么程度,以此保證工作效果。
1.將工作指令量化為具體的文字與數(shù)據(jù)
2.任務(wù)分解既要條理清晰也要進(jìn)度明朗
3.執(zhí)行可視化,消除信息死角
4.將日常工作制定成量化明細(xì)表
5.避免無效指令,減少時(shí)間浪費(fèi)
第八章 考核標(biāo)準(zhǔn)抓指標(biāo),精細(xì)指標(biāo)促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)
員工不做你想要的,只做你考核的。這句話從一定程度上表明了考核在促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)方面的重要作用。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),給各項(xiàng)工作制定明確、精細(xì)的考核指標(biāo),不僅可以明確員工的工作方向,還能適當(dāng)給員工加壓。在員工努力完成考核指標(biāo)的同時(shí),其實(shí)也達(dá)到了促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)的目的。
1.把工作目標(biāo)拆分為考核指標(biāo)
2.根據(jù)考核流程將指標(biāo)考核落到實(shí)處
3.將考核指標(biāo)量化、細(xì)化、流程化
4.用關(guān)鍵績效指標(biāo)保證標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)
5.用監(jiān)督保證考核與標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施
第九章 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)看結(jié)果,從結(jié)果倒推看標(biāo)準(zhǔn)是否有效
工作標(biāo)準(zhǔn)保證了工作結(jié)果,同時(shí)工作結(jié)果也在一定程度上反映了工作標(biāo)準(zhǔn)合適與否。只有完善的工作標(biāo)準(zhǔn)才能產(chǎn)生完美的工作結(jié)果。如果標(biāo)準(zhǔn)存在不當(dāng)之處,則會(huì)直接反映在結(jié)果上。所以,通過分析工作結(jié)果,可以反推工作標(biāo)準(zhǔn)是否完善合理。
1.結(jié)果是檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的唯一標(biāo)尺
2.用產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)制定與執(zhí)行的效果
3.從客戶反饋查找服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)漏洞
4.從資源利用率驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性
5.針對(duì)工作行為健全標(biāo)準(zhǔn)管理體系
第十章 完善標(biāo)準(zhǔn)找問題,看到問題才能找對(duì)方法
由于外部市場(chǎng)與內(nèi)部環(huán)境的變化,以往的工作標(biāo)準(zhǔn)放到現(xiàn)在,有可能存在諸多漏洞。所以,工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)作持續(xù)完善。完善標(biāo)準(zhǔn),實(shí)際上就是一個(gè)尋找問題、解決問題的過程,針對(duì)具體問題作出最終優(yōu)化。
1.PDCA檢查法,不斷循環(huán),不斷完善
2.目標(biāo)指向,杜絕與目標(biāo)無關(guān)的詞語
3.顯示原因與結(jié)果,標(biāo)準(zhǔn)才能有效果
4.讓每個(gè)人都能以相同的方式解釋標(biāo)準(zhǔn)
5.避開模糊詞語,表達(dá)準(zhǔn)確才能效果到位
6.定期完善,不斷更新標(biāo)準(zhǔn)
附 錄
附錄1 人力資源部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附錄2 財(cái)務(wù)部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附錄3 市場(chǎng)部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附表4 研發(fā)部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附錄5 采購部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附錄6 生產(chǎn)部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附表7 銷售部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附錄8 倉儲(chǔ)部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)
附表9 客服部門工作量化標(biāo)準(zhǔn)