《教育部職業(yè)院校文秘類專業(yè)教學指導委員會規(guī)劃教材:會議策劃與組織(第二版)》是根據會議管理工作實踐編寫而成的一本工學結合教材。新版中,我們采用了高職教育任務驅動教學法和“教學做”一體化的設計思路,將全書分為八個項目,探討了會務策劃與組織工作中的規(guī)律和特點,分析了大型國企、政府會議服務專門機構、專業(yè)會展公司大量真實的會議工作案例,提煉出了若干典型的工作任務,歸納出了一些具有典型意義的技能點。能夠有效地幫助學生掌握會議策劃與組織工作的關鍵技能,提高實際辦會能力。
本書以真實的案例為依據,盡量貼近文秘會議管理工作實際,不僅可以作為大專院校的文秘及相關專業(yè)教材,也可以作為在職人員的培訓教材。
項目一會議概說
任務一會議含義與要素
任務二會議的功能與種類
任務三會議不良現象及解決對策
任務四秘書與會議
項目二會議的策劃與準備
任務一會議策劃與會議方案
任務二會議機構的組成和人員選擇
任務三會議經費預算
任務四會議選址和布置
任務五會議文件的準備
項目三會中組織與服務
任務一會議接待
任務二會議現場服務與管理
任務三會議食宿服務
任務四會議后勤保障服務
任務五會議游覽和聯誼服務
項目四會議善后工作
任務一參會人員送別
任務二會議文件的收集、整理與歸檔
任務三會議精神的傳達與落實
任務四會議評估與總結
項目五會議禮儀
任務一會議基本禮儀規(guī)范
任務二接待人員形象設計
任務三會議禮儀文書
項目六會展策劃與組織
任務一認識會展
任務二辦展方的主要工作
任務三參展方的主要工作
項目七常規(guī)會議的組織
任務一行政辦公會議
任務二股東大會和董事會會議
任務三工作現場會
任務四座談會和茶話會
任務五評審會
項目八網絡視頻會議的組織
任務一網絡視頻會議簡介
任務二網絡視頻會議的硬件要求
任務三NetMeeting軟件的功能與使用
任務四主流視頻會議系統介紹
參考文獻
任務三會議不良現象及解決對策
會議對人類社會活動有著重要的作用,但由于觀念、組織、程序以及認識的誤區(qū)等各種原因,實際工作中的會議存在諸多弊端。
例如一位上市公司營運總監(jiān)經常會抱怨“會議太多了”。他每天的工作時間幾乎90%以上花在了簽署下屬報告和參加會議上。剩下的時間,除了擠點時間回復電子郵件外,總監(jiān)這個職位上該思考的事情總是被無限期地延后。最要命的是,這位可憐的營運總監(jiān)還總是弄不明白這些會議究竟是要干什么,往往是往會議室里一坐,問“這個是什么會”,然后就開始了。大多數時候,會議并未解決什么實質問題。但在其職位,他只能到場以示對別的部門或老板的尊重,就這樣成了一臺走馬觀花的會議機器。
一、會議不良現象
(一)會議缺乏意義
很多公司的會議不是為解決問題而召開,而是基于以下幾個理由而召開的:
1.為交際而開會有些會議是因為“不妨找個時間大家聚一聚,不拘形式地談一談本部門有關的問題”而召開。這一類會議其實與交際或聊天并沒有多大差別,對解決實際問題沒有任何意義。
2.為慣例而開會有些會議是因為“歷來管理者都利用星期三下午那段時間開會”而召開,即所謂的“例會”。一些例會的召開與議案無關,因為它僅僅是為開會而開會。
3.為攀比而開會有些會議是因“人家會計處每兩星期就舉行一次會議,我們人事處又豈能不跟進’’而召開。這一類會議本質上是一種“東施效顰”式的攀比舉動,并非旨在解決自身的問題。
4.為表功而開會有些會議是因“若不多開會,則老板將以為我偷懶”而召開,這一類會議被當成是一種取得上司信任與好感的手段。
5.為推卸責任而開會有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開,這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的管理者所慣于采取的招數。
6.為避免尷尬而開會有些會議是因“管理者不想令少數人太過難堪”而召開。例如某一管理者在他所領導的十五位下屬之中,有兩位常常遲到早退,于是召集會議,在全體下屬面前重申準時上下班的要求,希望借此警告那兩位不守時的下屬。那兩位不守時的下屬卻對自己的過失并不太在意,至于其他守時的十三位同事則可能因無辜受責備而士氣低沉。因此,這一類會議,除了白白地浪費十六個人的時問與引起十三個人士氣低沉外,毫無實際效果!局R鏈接】
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