有一年冬天我去都柏林參加一個會議,會議定在早上7:30開始,而會議的前一晚因有事耽誤,我留在了郊區(qū)。在10年前,當時都柏林的交通堵塞情況嚴重,為了不遲到,我一大早就開車出發(fā)去市里。結果提早過頭了,我到達都柏林市中心的時候還不到7點。
那天早晨的天氣很糟糕,狂風暴雨大作,雨傘在那種情況下根本就起不了什么作用。風把雨水刮到傘下,不知不覺中,打傘人的衣服就會變得濕淋淋的。我在市里的喬治亞廣場停好車,就坐在車上聽電臺廣播,以此來消磨開會前的余暇時間。
幾分鐘后,一棟大樓里的地下室的燈亮了。不久之后,一輛車停了下來,一個男子從車里鉆出來,雨水淋在他的身上。他打開車的后門,探身進去,抱出一個用衣服放在上面擋雨的物體,很明顯,他抱出來的是一個小孩。他急匆匆地抱著小孩往一個地方走,后來我才知道那邊有個托兒所。不一會兒,一個女人也從車里出來,抱著另一個小孩朝相同的方向走去。
我突然意識到,這只不過是夫婦倆送孩子們到托兒所的情景。
在那天以后的很長一段時間里,我都常常想起這一家子。我會想一些簡單的問題,他們什么時候起床才能在那個時候把孩子送到托兒所去?晚上他們又什么時候去接孩子?什么時候才能回到家里?什么時候吃晚餐?吃些什么?什么時候睡覺?那一天里他們倆相處的時間有多少?到周末的時候他們感覺怎樣?是筋疲力盡?還是開開心心?還是松了口氣?
還有更深層的問題浮現(xiàn)在我腦海里,父母們樂意做這些事情嗎?他們真正想做的事情是什么呢?孩子們長大后,記憶中的童年是什么樣子呢?父母記憶中孩子們的童年又是如何呢?21世紀的生活注定就應該是這個樣子的嗎?
第一部分時間管理達人的基本素質
第1章你是一口“井”還是一個“漏斗”
時間管理和極限時間管理
在任何給定的一天/周/月/年里,或者在整個人生中,你的時間和注意力總會用在一些事情上面。
這些事情各不相同:
你必須做的事情——你的工作、每周大采購、付賬單等;
你喜歡做的事情——你的愛好、和家人朋友共度的時光、旅行,等等;
你不喜歡卻又必須要做的事情——納稅、在塞車或者排長隊時耐著性子等候,諸如此類。
如果你有機會的話,內心里真正愿意做的事情——你總是秘密地(或者不那么秘密地)期待醞釀著的事情。
所有這些事情都等著你去做,等著你把時間和精力花費在它們身上。如果把每件事都想成是一塊磚,現(xiàn)在這一切就是由這些磚堆成的巨塔,搖搖晃晃地直沖云霄。
如果你曾參加過傳統(tǒng)的時間管理培訓課程,或者讀過時間管理方面的書籍,或者購買過“時間管理體系”,那么你應該可以在每天有限的時間內做更多的事情。
對這個問題唯一合乎邏輯的解答,也就是這個問題的唯一答案就是:你必須找到辦法,不要做那么多的事。這才是唯一的方法,它是可以保證你正確地完成事情的方法,這里的“正確”是指對你來說重要的事情。
傳統(tǒng)的時間管理方法只是在這個問題的邊緣上游走。它們讓你在有限的時間里完成更多的事情,因此就給了你一種幻覺,仿佛你已經(jīng)解決了問題。但是實際上你并沒有解決,而且傳統(tǒng)的時間管理方法也不能解決這個問題。因此你需要更加徹底的解決方法。如果你想要解決這個問題,你就需要采用“極限時間管理”方法。極限時間管理的意思是說,很多事情我們都不會去做。
總的說來,“很多事情不要去做”就是本書的理念。請注意,人們一般都沒有被灌輸過這樣的理念。實際上恰恰相反。從很小的時候,我們就被灌輸要做事情的理念。在我們的孩提時代,當我們去上學時,老師就會分配事情給我們做,而我們不得不接受。然后,隨著我們學業(yè)的增長,我們需要做家庭作業(yè),做課題,還要完成一些分配下來的任務。如果我們需要繼續(xù)深造,我們就要做論文、做項目之類的事情。最后,從我們參加工作直到我們退休,都會遇到“目標”、“關鍵結果領域”、“工作描述”這些東西,總之就是有事情要我們去完成。
但實際上,你必須能夠不去做很多事情。是的,這話聽上去有點奇怪,但是我說的就是這個意思!你必須學習一些技巧,來達到這個“不做事情”的目的。不做事情實際上是一種商業(yè)技巧,就像你在職業(yè)生涯中學到的其他技巧一樣,像主持會議、寫報告,或者其他什么技巧一樣。
進行極限時間管理,做到加薪不加班,讓你能夠加薪不加班。如果你還沒有考慮過這些,那么你應該閱讀下面的內容。
喚醒服務
本書第16章的第一個案例學習中談到了一種“喚醒服務”,這也許就是時間管理類書籍應該達到的效果。這樣的書籍可以給你提供喚醒服務,提示你還有其他的可能性,不必一條路走到底,你也可以自己設置一個喚醒服務。
坦率地說,如果你為了維持目前的生活狀態(tài)而出現(xiàn)了某種“瘋狂事件”,那么你也許應該把它考慮成一個喚醒服務,這時你會問了,什么是“瘋狂事件”呢?
以下每一項都是“瘋狂事件”;但請注意,“瘋狂事件”不僅僅限于以下這些:
◎你因為恐慌或者心悸而進了醫(yī)院的急癥室,或者去看了醫(yī)生;
◎你為了趕著赴約或者參加會議而進行危險駕駛;
◎你常常對你自己或者別人做出危險舉動。比如,工作之后喝了很多酒并駕車,在你看來,喝酒是因為需要“放松”;
◎你徹底失控了,常常在不值得發(fā)火的事情上,是以任何客觀標準來看都不值得發(fā)火的事情,沖著家人或者同事發(fā)火。我指的是你對事情的反應大大超過事情本身;
◎你做了讓旁觀者深感震驚的“奇怪”事情;
◎你覺得自己正處在崩潰的邊緣,再做一件事你就一定會崩潰;
◎你覺得你生活中的一些(或者所有)方面,無論以何種客觀的標準來看,都是不可忍受的。
漏斗
請試著勾畫出自己在桌子前勤奮工作的樣子,F(xiàn)在想象一下,你和你的桌子位于一個巨大的導彈發(fā)射井里,你坐在導彈發(fā)射井的底部,而井口向天。人們——你的上司、同僚、工作伙伴、心愛的人、家人、各種機構和組織的官員和雇員、你自己和其他所有人,可能從井口扔東西下來。所的這些東西都落到了你頭上,成為你必須要完成的工作。這樣一來,你也許就是趴在桌子上,而不是坐在桌子前了,因為所有這些事情壓得你直不起腰來。
在我看來,這就是很多人日常生活的真實寫照,他們被困在了這樣一個世界里,無窮無盡(或者還在繼續(xù)增加)的事情落在他們的頭上,而他們不得不做這些事情。
現(xiàn)在你再來想象一幅不同的圖畫,這次不再是導彈發(fā)射井,而是一個漏斗。同樣的人從漏斗頂部扔下同樣多的事情,但是現(xiàn)在這些事情都要通過漏斗,這個漏斗里有三層過濾器,它們對事情進行篩除,所以對你來說只有某些事情需要處理。這個漏斗模式就是我們要實施的極限時間管理方法,就是我們如何才能不做那么多事情的方法,也是我們怎樣才能做到加薪不加班的方法。
正如我們前面提到的,我們的漏斗有三層過濾器,它們分別是:
◎巧妙地說“不”;
◎激進地確立優(yōu)先順序;
◎制訂計劃少比多好。
你可以把漏斗模式想成是這樣:
◎有些事情我們根本就不去做(巧妙地說“不”);
◎實際上,我們只做優(yōu)先順序清單中的事情(激進地確立優(yōu)先順序);
◎只要是我們確實要做的事情,我們就會確保用最少的精力來完成它(制訂計劃少比多好)。
本書的第二部分會詳細介紹這三個過濾器。在此之前,讓我們來做一些準備工作,在下一章中,我會幫助你建立自己的“清單”。
第2章打造私人專屬的時間管理清單
要有一份清單
你需要知道有哪些事情落在了你的頭上,并且對它們進行追蹤——它們就是前面提到的從漏斗頂部進來的那些事情。這就需要你有一份清單,應該列出需要你做的事情的清單。普通的時間管理方法/方式/體系花費了大量的時間在這份清單上面。比如大多數(shù)的時間管理公司都會提供各種印制好的表格來讓你列清單,通常這些表格都放在一個看起來很重要的文件夾里,以便讓你可以拿著它到處走——到機場去、到會場去、到酒吧里去炫耀賣弄。這種表格和文件夾即是所謂的“體系”,有些人就靠著出售它發(fā)了財,這些人真厲害,我倒希望我也能想得出這么好的辦法來賺錢。
當然,它的本質實際上簡單得多。你只需要一張紙,現(xiàn)在我從我的日歷上撕下某天的那一張,然后用它的背面來寫清單,下面就是我那天的清單。
這里我要先聲明一下,有時我會像這樣給出一些例子,是以我自己的工作方式和經(jīng)歷做的例子。我這樣做并不是因為我覺得你們需要多了解我一些,而是為了下面兩個原因。
首先,我想讓你們看到,一個普通人是怎么運用這些方法并發(fā)揮它們的效力的(你們會在案例學習中看到其他人的例子)。我不知道你們是否贊同,但我認為最好是采用真實生活中的實例,而不是虛構例子來進行講解。而且,我也覺得我自己非常善長把事情做得事半功倍?梢哉f我的工作時數(shù)并不多,但我完成了不少事情,而且對于工作與生活中的平衡我也掌握得非常好。我就是用本書中談到的理念和技巧做到這一點的。
關于上面的清單:
◎這是一份確立了優(yōu)先順序的清單。越排在前面的事情越重要。在本書的第二部分,我會更加詳細地介紹如何確立優(yōu)先順序。
◎我的這份清單中并沒有寫下所有的事。一些事情存在我的腦海中,比如,我的清單中沒有寫“愛我的妻子和孩子”,但這件事在我的優(yōu)先順序中排在第一位。有些人喜歡把所有的事情都寫下來,但對我來說,那就有點兒過于繁瑣了,不過你可以自行選擇你喜歡的做法。
列出你自己的清單
現(xiàn)在讓我們來看看你怎樣列出自己的清單。
然后,你需要把清單寫在某種電子設備中(電子記事本、電腦、手機,等等)或者某些豪華的時間管理文件夾內嗎?我之前說過的一些話好像是在否定這些工具,因為我自己并沒有用這些工具。這些東西有自己的用處,而且對有些人來說確實很有幫助,但關鍵不在這里。對于不同的人來說,不同的工具有不同的效果。所以,在談到列出清單的時候,你應該選擇最適合自己的工具。不管是紙張還是電子設備,豪華版還是簡化版,還是把它們結合起來使用……同樣地,你也可以選擇你自己喜歡的做法。