《商務(wù)秘書實務(wù)（第2版）》：
　　3.處理日常事務(wù)商務(wù)秘書日常工作多而繁雜，主要包括應(yīng)答電話、接待客人、收發(fā)文件、管理郵件、撰寫文稿，以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性事務(wù)等。
　�。ǘ�）工作時間之外
　　事實上，商務(wù)秘書的一天不僅僅局限于正常的工作時間段，商務(wù)秘書的工作特點決定了商務(wù)秘書的一天具有前引性和后續(xù)性，其工作時間之外也往往是“分內(nèi)時間”。
　　1.商務(wù)秘書上班之前
　�。�1）回顧前一天的工作。哪些工作尚未完成；哪些工作已經(jīng)完成但還不夠滿意；哪些工作已經(jīng)完成而且比較滿意。
　�。�2）考慮今天的工作。如何承接尚未完成的重要事項；如何分步實施當(dāng)日計劃的緊急事項；如何順便處理重要而不緊急的事項。
　�。�3）修飾個人儀表。商務(wù)秘書的個人形象，直接關(guān)系到組織形象和領(lǐng)導(dǎo)者的形象。為了給人以美好的印象，商務(wù)秘書應(yīng)在上班之前對自己的儀表略加修飾。
　　修飾個人儀表主要是檢查頭發(fā)是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪過；著裝是否得體，領(lǐng)帶（結(jié)）是否清潔，鞋子是否干凈；化妝是否適中，首飾是否必要等（具體內(nèi)容詳見商務(wù)秘書職業(yè)形象設(shè)計）。
　�。�4）先于他人上班。商務(wù)秘書在一般情況下至少要比其他人提前20分鐘到達辦公室。提前到辦公室，主要是整理辦公室，做好領(lǐng)導(dǎo)、同事和自己工作的準(zhǔn)備。
　　商務(wù)秘書到達辦公室后的第一件事就是對著鏡子迅速檢查自己的儀容儀表，如看一下頭發(fā)是否亂了，腳上的鞋子是否臟了等。
　　商務(wù)秘書每天上班之后，要對領(lǐng)導(dǎo)和自己的辦公室進行整理；早晨整理上司辦公室時要做以下工作：打開空調(diào)，調(diào)節(jié)溫度，并注意換氣；擦拭寫字臺、衣帽架等家具上面的灰塵；給領(lǐng)導(dǎo)削好鉛筆，補充好辦公用品，如別針、夾子等。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應(yīng)該把它們碼放好，并排朝手這邊，以提高工作效率；注意定期給辦公室的花卉澆水。如果擺放的是鮮花，到一定的時候要請花木公司的人來更換；領(lǐng)導(dǎo)進辦公室后，應(yīng)根據(jù)上司的習(xí)慣或愛好，給上司沏茶或泡咖啡；把當(dāng)天早晨收到的報紙雜志、信函送給領(lǐng)導(dǎo)；確認紙簍里沒有剩余的垃圾；確認鐘表和日歷是否指示正確。
　　在整理完領(lǐng)導(dǎo)的辦公室之后，如果時間還有富余，可以放松一下自己的心情，坐在辦公桌前喝點咖啡或茶，順便上網(wǎng)瀏覽一下新聞或看看報紙。除了時政要聞，商務(wù)秘書要多關(guān)心本行業(yè)的新聞。檢查一下昨天自己下班后有沒有送來文件，再在頭腦中確認領(lǐng)導(dǎo)今天的日程安排。
　　2.商務(wù)秘書下班之后
　�。�1）工作加班。一個好的商務(wù)秘書應(yīng)該做到每天無未盡事宜，日事日清，除非臨近下 班時的突發(fā)事宜。下班后的未盡事宜按照輕重緩急來分別處理，一般分為四類，即緊急重要、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要。緊急事情不管是重要或不重要都得馬上做，這樣就得加班了。不緊急的事可以擬定計劃于第二天一早先處理重要的，再處理不重要的。
　　下班后除了加班完成未盡事宜或處理突發(fā)事件，還要對第二天的工作有一個初步的安排。加班完畢，還要檢查一下辦公室水電是否關(guān)閉，門窗是否鎖好。
　�。�2）社交應(yīng)酬。有時候，因工作需要，商務(wù)秘書下班后會跟隨領(lǐng)導(dǎo)、同事參加應(yīng)酬。商務(wù)秘書參加應(yīng)酬時需要做好以下工作：
　　提前安排車輛，領(lǐng)導(dǎo)人動身之前，商務(wù)秘書要首先通知司機，請司機在指定的地點等候，以保證領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)時參加應(yīng)酬活動。
　　及時進行聯(lián)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)人于何時、何地、與何人交往，商務(wù)秘書均應(yīng)及時與對方取得聯(lián)系，如果需要多位領(lǐng)導(dǎo)人參加，商務(wù)秘書要逐一通知，以做到萬無一失。
　　注重修飾儀表。在領(lǐng)導(dǎo)人動身前，商務(wù)秘書要利用有限的空間、時間，對自己的頭發(fā)、面部、著裝和首飾等略加修飾。
　　負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的安全。一般企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人外出參加社交活動，無警衛(wèi)、保安人員隨從。此時的商務(wù)秘書，兼有負責(zé)其人身安全的義務(wù)，警惕防止意外情況的發(fā)生。
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