《現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)(第五版)/高等院校秘書學(xué)專業(yè)精品系列教材》一方面力圖從學(xué)科的角度廓清秘書實(shí)務(wù)的一些基本范疇和概念,將其與一般的秘書學(xué)理論(如秘書學(xué)概論)書籍區(qū)別開來;另一方面則努力從橫、縱兩個(gè)向度上提升秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)涵,使之成為一本實(shí)用性和規(guī)范性較強(qiáng)的教材。
《現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)(第五版)/高等院校秘書學(xué)專業(yè)精品系列教材》緊緊圍繞秘書實(shí)際工作的需要,講述了文書寫作、文書處理、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議服務(wù)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、接待工作、信訪督查工作、危機(jī)管理、辦公室日常事務(wù)等工作的方法和相關(guān)規(guī)定!冬F(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)(第五版)/高等院校秘書學(xué)專業(yè)精品系列教材》吸收了秘書實(shí)務(wù)研究中的新成果,引用國家新頒布的相關(guān)規(guī)范,體現(xiàn)出了科學(xué)、規(guī)范、實(shí)用的特點(diǎn)。全書文字簡潔流暢,配有大量實(shí)例、圖表,淺顯易懂、清晰易讀,便于學(xué)生和從業(yè)人員學(xué)習(xí)掌握。通過學(xué)習(xí)《現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)(第五版)/高等院校秘書學(xué)專業(yè)精品系列教材》,可以有效提高秘書人員的實(shí)際工作能力,適應(yīng)新世紀(jì)秘書工作發(fā)展的需要。
從上世紀(jì)80年代我國第一批秘書學(xué)專著問世算起,秘書學(xué)在我國已經(jīng)走過了近1/4世紀(jì)的歷程。秘書學(xué)的發(fā)展見證了我國改革開放的歷史,改革開放又不斷促進(jìn)秘書學(xué)的成熟與完善。秘書實(shí)務(wù)就是為適應(yīng)改革開放的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的一門秘書學(xué)的分支學(xué)科。
然而長期以來,“秘書實(shí)務(wù)”一詞并沒有被完全當(dāng)成學(xué)科的名詞而使用,有些書籍冠以“秘書實(shí)務(wù)”,卻未作學(xué)科界定,以至秘書實(shí)務(wù)常常成為推銷書籍的一種包裝名稱。
強(qiáng)調(diào)秘書實(shí)務(wù)的學(xué)科性,有助于大大拓展秘書實(shí)務(wù)研究的深度和廣度。眾所周知,秘書學(xué)是一門研究秘書活動(dòng)規(guī)律的學(xué)問,而秘書活動(dòng)的根本職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理,由此可見,秘書學(xué)歸根到底是一門輔助管理的學(xué)問。秘書實(shí)務(wù)作為秘書學(xué)的分支學(xué)科,在輔助管理的范疇之內(nèi),研究空間極為廣闊。同時(shí),由于秘書實(shí)務(wù)具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和應(yīng)用性,其研究的具體領(lǐng)域和具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)隨著秘書工作實(shí)踐的發(fā)展而不斷地深入。
基于上述認(rèn)識(shí),本書一方面力圖從學(xué)科的角度廓清秘書實(shí)務(wù)的一些基本范疇和概念,將其與一般的秘書學(xué)理論(如秘書學(xué)概論)書籍區(qū)別開來;另一方面則努力從橫、縱兩個(gè)向度上提升秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)涵,使之成為一本實(shí)用性和規(guī)范性較強(qiáng)的教材。本書不僅吸收了秘書實(shí)務(wù)研究的一些最新成果,而且還引用了國家最新頒布的有關(guān)規(guī)范,如國務(wù)院2005年1月5日發(fā)布的《信訪條例》、國務(wù)院辦公廳2003年9月21日修訂頒布的《電子公文傳輸管理辦法》、國家檔案局2003年7月28日發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等。秘書專業(yè)的學(xué)生以及秘書工作者通過本教材的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練,可以基本上掌握秘書實(shí)務(wù)的知識(shí)點(diǎn)和操作技能,從而能夠適應(yīng)新世紀(jì)秘書工作的需要和發(fā)展。
由于秘書實(shí)務(wù)的具體研究領(lǐng)域十分廣泛,加之編寫時(shí)間較為倉促,書中難免存在疏漏和錯(cuò)誤,在此,誠懇希望廣大讀者和秘書學(xué)專家提出寶貴意見。
向國敏
2005年5月于華東師大
向國敏,男,1954年出生,華東師范大學(xué)中文系副教授,從事秘書學(xué)、寫作學(xué)、會(huì)展學(xué)教學(xué)和研究,出版《現(xiàn)代秘書學(xué)和秘書實(shí)務(wù)》《現(xiàn)代會(huì)議策劃與實(shí)務(wù)》《會(huì)展實(shí)務(wù)》《會(huì)展文案》《會(huì)展寫作與評改》《公共關(guān)系寫作》《會(huì)議學(xué)與會(huì)議管理》等十余部專著與教材,發(fā)表學(xué)術(shù)論文多篇。
第一章 秘書實(shí)務(wù)概述
第一節(jié) 秘書實(shí)務(wù)的含義、內(nèi)容和作用
第二節(jié) 秘書實(shí)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)
第三節(jié) 秘書實(shí)務(wù)的原則和方法
思考與練習(xí)
第二章 文書寫作
第一節(jié) 文書概述
第二節(jié) 文書寫作的基本要求
第三節(jié) 文書的結(jié)構(gòu)元素、體例和標(biāo)印格式
第四節(jié) 公文寫作
第五節(jié) 其他文書寫作
思考與練習(xí)
第三章 文書處理
第一節(jié) 文書處理的含義和原則
第二節(jié) 行文方式和行文規(guī)則
第三節(jié) 文書處理程序
第四節(jié) 文書管理
第五節(jié) 文書立卷與歸檔
第六節(jié) 電子文書處理
思考與練習(xí)
第四章 會(huì)議準(zhǔn)備工作
第一節(jié) 會(huì)議概述
第二節(jié) 建立會(huì)議管理系統(tǒng)
第三節(jié) 安排議題和議程
第四節(jié) 確定會(huì)議對象和規(guī)模
第五節(jié) 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)與名稱
第六節(jié) 安排分組活動(dòng)、專題會(huì)議與發(fā)言
第七節(jié) 制定會(huì)議日程和程序
第八節(jié) 制發(fā)會(huì)議通知和證件
第九節(jié) 準(zhǔn)備會(huì)議物品和預(yù)算籌集經(jīng)費(fèi)
第十節(jié) 準(zhǔn)備會(huì)議文件
第十一節(jié) 布置會(huì)場
第十二節(jié) 制訂會(huì)議預(yù)案
思考與練習(xí)
第五章 會(huì)議服務(wù)工作
第一節(jié) 接站、引導(dǎo)、報(bào)到與簽到
第二節(jié) 安排食宿、余興活動(dòng)和作息時(shí)間
第三節(jié) 會(huì)議值班和返離工作
第四節(jié) 會(huì)議記錄工作
第五節(jié) 編寫會(huì)議簡報(bào)
第六節(jié) 選舉、評選和表決工作
第七節(jié) 議案和提案處理
第八節(jié) 會(huì)議文件的收集與歸檔
第九節(jié) 會(huì)議的宣傳、總結(jié)和反饋
思考與練習(xí)
第六章 安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)
第一節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)概述
第二節(jié) 安排考察訪問和慰問活動(dòng)
第三節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議活動(dòng)
第四節(jié) 安排儀式與典禮活動(dòng)
第五節(jié) 安排慶祝紀(jì)念和治喪吊唁活動(dòng)
第六節(jié) 組織展覽和參展
思考與練習(xí)
第七章 接待工作
第一節(jié) 接待工作概述
第二節(jié) 接待的準(zhǔn)備
第三節(jié) 迎送、陪同與合影
第四節(jié) 會(huì)見
第五節(jié) 會(huì)談
第六節(jié) 宴會(huì)
第七節(jié) 禮賓次序、國旗升掛與接待禮儀
思考與練習(xí)
第八章 信訪、督查工作與危機(jī)管理
第一節(jié) 信訪工作
第二節(jié) 督查工作
第三節(jié) 危機(jī)管理
思考與練習(xí)
第九章 辦公室日常事務(wù)
第一節(jié) 辦公室日常事務(wù)概述
第二節(jié) 保密工作
第三節(jié) 值班工作和日常接待
第四節(jié) 完成交辦事項(xiàng)和管理辦公用品及用房、用車
第五節(jié) 接打電話與收發(fā)傳真
第六節(jié) 印信管理和大事記
思考與練習(xí)
附錄:中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)校對符號及其用法
參考文獻(xiàn)
《現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)(第五版)/高等院校秘書學(xué)專業(yè)精品系列教材》:
二、秘書實(shí)務(wù)的特點(diǎn)
秘書實(shí)務(wù)的性質(zhì)決定了秘書實(shí)務(wù)具有以下特點(diǎn):
(一)綜合性
1.范圍廣泛。秘書實(shí)務(wù)所涉及的范圍是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的范圍確定的,也就是說,凡是領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍所涉及的工作皆屬秘書實(shí)務(wù)的服務(wù)領(lǐng)域。當(dāng)然,秘書部門不是職能部門,不會(huì)具體執(zhí)行機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能,但卻在所有業(yè)務(wù)職能的信息傳遞、落實(shí)執(zhí)行、監(jiān)督檢查、協(xié)調(diào)反饋等方面扮演了特定的角色,發(fā)揮了重要的作用。
2.形式多樣。秘書實(shí)務(wù)的具體手段、方式可謂豐富多樣,打字印刷、電話傳真、接待擋駕、文字?jǐn)M稿、文書管理、信訪處理、組織會(huì)議、安排活動(dòng)、對內(nèi)服務(wù)、對外聯(lián)絡(luò)等,不一而足。這就要求秘書人員具備寬闊的知識(shí)面,掌握多種工作技能,成為秘書實(shí)務(wù)的多面手。
3.相互交織。秘書實(shí)務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容雖然具有各自特點(diǎn)和表現(xiàn)形式,但并不是相互割裂的,在實(shí)踐中,常常是你中有我,我中有你,彼此聯(lián)系,相互交融。如,信訪工作是秘書實(shí)務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容,要做好信訪工作離不開接打電話、組織會(huì)議、處理文書、督促檢查等秘書實(shí)務(wù)的支持。又如,會(huì)議組織和安排是秘書實(shí)務(wù)經(jīng)常性的業(yè)務(wù),卻同文書擬寫、物品準(zhǔn)備、電話聯(lián)系、接待工作等實(shí)務(wù)不可分割。
。ǘ┓睆(fù)性
秘書實(shí)務(wù)涉及范圍廣、工作頭緒多,具有繁雜、瑣碎和重復(fù)的特點(diǎn),有些事情看似很小,卻經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)處理,很容易使人產(chǎn)生厭倦和煩躁情緒。秘書人員在操作實(shí)務(wù)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)做到耐心、細(xì)致、周到,善于計(jì)劃統(tǒng)籌、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、摸索規(guī)律,不斷提高秘書工作的效率。
。ㄈ┏绦蛐
秘書實(shí)務(wù)雖然繁雜、瑣碎,但在處理過程中,卻有較強(qiáng)的程序性。這些程序的種類包括:
1.自然性程序,即按工作活動(dòng)的自然進(jìn)展程序處理事務(wù)。一般工作的自然程序表現(xiàn)為:準(zhǔn)備、計(jì)劃、布置、執(zhí)行、檢查、總結(jié)、評比、表彰。
2.理論性程序,即用科學(xué)的方法總結(jié)秘書實(shí)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),探索秘書實(shí)務(wù)的規(guī)律,并上升為科學(xué)理論,制定出合理的工作程序,反過來指導(dǎo)秘書實(shí)務(wù)。秘書實(shí)務(wù)一旦有了科學(xué)理論的指導(dǎo),方向就會(huì)更加明確,效率就會(huì)顯著提高。
3.指令性程序,這里所說的指令是指領(lǐng)導(dǎo)對辦理某項(xiàng)事務(wù)的具體指示和要求。
4.法定性程序,即根據(jù)法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序辦理事務(wù)。公文寫作、文書處理、信訪工作、保密工作、印章管理等秘書實(shí)務(wù)工作,都要嚴(yán)格按照相關(guān)的法定程序處理。
5.技術(shù)性程序,有些依賴于技術(shù)支持的秘書實(shí)務(wù),如電話、傳真、電腦的操作,電視電話會(huì)議組織等,都有一套技術(shù)操作的程序,必須遵循。
6.經(jīng)驗(yàn)性程序,秘書人員在秘書實(shí)務(wù)的實(shí)踐中會(huì)積累和創(chuàng)造大量的經(jīng)驗(yàn),形成符合本單位實(shí)際的工作程序,這些經(jīng)驗(yàn)性程序往往具有寶貴的價(jià)值。
以上程序是相互聯(lián)系的,一項(xiàng)具體的秘書實(shí)務(wù)往往會(huì)存在幾種程序性要求。程序性特征要求秘書人員精通業(yè)務(wù)知識(shí),熟悉有關(guān)規(guī)定,掌握操作技能,勇于實(shí)踐探索,善于總結(jié)規(guī)律,不斷提高辦事程序的科學(xué)性。
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秘書實(shí)務(wù)中經(jīng)常會(huì)遇到兩種需要突擊辦理的事務(wù):一類是計(jì)劃中需要集中辦理的事務(wù),如各種年度大會(huì)、年終的立卷歸檔、領(lǐng)導(dǎo)重要活動(dòng)的安排等;另一類是事先無法預(yù)料、無法做出計(jì)劃安排的事務(wù),如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng),突發(fā)性危機(jī)事件等。這兩類事務(wù)一旦出現(xiàn)和發(fā)生,秘書人員必須緊急行動(dòng),集中時(shí)間和精力投入工作,以最快的速度完成任務(wù)。
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秘書實(shí)務(wù)同其他部門的工作相比,具有潛在和隱蔽的特點(diǎn),其表現(xiàn)有三個(gè)方面:
1.活動(dòng)名義的假借性。秘書在操辦實(shí)務(wù)過程中,需要經(jīng)常同其他部門或其他機(jī)關(guān)聯(lián)系和交往。但這些聯(lián)系和交往只有在領(lǐng)導(dǎo)的名義下進(jìn)行,或者說對外代表領(lǐng)導(dǎo)時(shí),才具有法律或行政上的效力。
2.活動(dòng)過程的幕后性。秘書實(shí)務(wù)絕大多數(shù)是在幕后進(jìn)行的,其活動(dòng)的內(nèi)容和過程很少為公眾所了解,也不可能成為新聞追蹤的對象。
3.勞動(dòng)成果的利他性。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,秘書實(shí)務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作的基本保證。然而,秘書實(shí)務(wù)的成果卻最終要轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)工作的成果,或者被領(lǐng)導(dǎo)工作的成果所涵蓋。在領(lǐng)導(dǎo)工作的全部成果中,凝聚著秘書人員的智慧和心血。秘書實(shí)務(wù)的全部成果最終只能以領(lǐng)導(dǎo)的名義公之于世,秘書個(gè)人無任何署名權(quán)。
充分認(rèn)識(shí)秘書實(shí)務(wù)的潛隱性特點(diǎn),對于加強(qiáng)秘書人員的修養(yǎng)具有重要意義。它要求秘書人員時(shí)時(shí)處處擺正與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,不計(jì)較個(gè)人的名利得失,善于謙讓,樂為人梯,甘當(dāng)幕后英雄。
……