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一本讓你現(xiàn)在投入很少時(shí)間，日后卻會(huì)節(jié)省更多時(shí)間的時(shí)間管理指南！
無論你是管理者還是普通職員，無論你的公司組織結(jié)構(gòu)和你所涉及的職能領(lǐng)域是什么，毋庸置疑的是，每天你都會(huì)有許多工作要做，從起草一封電子郵件或一份報(bào)告到規(guī)劃整個(gè)組織的搬遷或召開一次新品發(fā)布會(huì)，甚至你可能一時(shí)之間需要同時(shí)處理很多事情……而這些工作的性質(zhì)、種類、復(fù)雜程度可能完全不同且具有不同的時(shí)間尺度。工作時(shí)常會(huì)像變戲法一樣，你一次性需要熟練控制許多球，并能做到拋接自如，如果你所拋接球的數(shù)量超過了你力所能及的范圍，那你就危險(xiǎn)了，掉在地上的球可不只是你接不到的那個(gè)，而是所有的。
《高效能時(shí)間管理術(shù)》通過檢查和評(píng)估新的工作實(shí)踐，對(duì)計(jì)劃、執(zhí)行、檢視及人際交往與有效溝通四個(gè)部分進(jìn)行深入地探討，基于職場(chǎng)人士的日常工作內(nèi)容，闡明了如何將工作中的目標(biāo)與結(jié)果強(qiáng)有力地關(guān)聯(lián)到一起，花費(fèi)最少的時(shí)間以獲得最大的收益，并提供了一套系統(tǒng)而又高效的時(shí)間管理指南。書中包含了諸多很好的省時(shí)方法、實(shí)用的方案和檢查清單，另外還有關(guān)于控制文書工作，管理電子郵件、委派與合作，優(yōu)先并聚焦重要事項(xiàng)以及保持條理性的建議。

對(duì)于知道如何欣賞和使用時(shí)間的人來說，一天是無限的。
——歌德
如果你很忙，那也很正常，畢竟現(xiàn)代職場(chǎng)充斥著無休止的最后期限和壓力，每天的電子郵件像雪崩一樣襲來。處理各種事情是每個(gè)人的必備技能。事實(shí)上，雖然本書是新版本，但其解決的卻是老生常談的問題。
毫無疑問，人們通過你做的事情及實(shí)現(xiàn)的結(jié)果來認(rèn)識(shí)你。要做一個(gè)積極進(jìn)取的人，你必須有成就、效率和效果。進(jìn)行時(shí)間管理就是要提高工作的效率和有效性，從而更有可能實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)結(jié)果。成功并不是偶然的，而是你讓它發(fā)生的。你的工作模式也是如此：由你創(chuàng)造并由你決定好壞。在這里，我們探討成功的必要基礎(chǔ)。
良好有效的時(shí)間管理是一項(xiàng)核心技能，也是一項(xiàng)職業(yè)技能。它既能讓我們勝任現(xiàn)在的工作，又能拓寬我們的職業(yè)前景。掌握這項(xiàng)技能可以讓你在工作和事業(yè)上以自己希望的方式實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，同時(shí)使你優(yōu)于那些與你能力相當(dāng)?shù)狈ψ月傻娜恕娜魏我饬x上是“好”或“有用”那么簡單，它對(duì)于你的工作和事業(yè)上的成功也是不可或缺的。
做出改變
時(shí)間管理的總體原則很簡單。有人說，應(yīng)該做重要的事情，忽略不重要的；緊急的事情之所以重要是由于其一開始就沒有得到解決。的確如此，但簡單的描述并不能使細(xì)節(jié)問題的解決更容易。如果要把良好時(shí)間管理的一些要素付諸實(shí)踐，就需要應(yīng)用和承諾。養(yǎng)成習(xí)慣一切就會(huì)變得更容易。接下來還需要很好的條理性。這不是類似火箭技術(shù)研究的科學(xué)，實(shí)際上需要做的大部分都是常識(shí)。但保證每一個(gè)細(xì)節(jié)都正確非常重要，我們沒有魔法公式，要考慮的因素很多。這本書回顧了關(guān)鍵的方法，并提出了一整套技巧可以讓你變得更有效率。它的設(shè)計(jì)很實(shí)用目標(biāo)，并讓實(shí)施過程易于管理。
審查工作過程是改善時(shí)間使用情況的第一步。你可以做出改變，而且你會(huì)喜歡這種改變。如果你更有效率地工作（而不是工作更長時(shí)間或更勤奮），那么你會(huì)實(shí)現(xiàn)更多目標(biāo)，也會(huì)發(fā)現(xiàn)工作壓力更小，滿意度更高。
你應(yīng)當(dāng)花一段時(shí)間（盡管一本關(guān)于時(shí)間管理的好書肯定很短，比如這本）閱讀本書。你可以將此當(dāng)作一項(xiàng)投資，盡管現(xiàn)在需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，但以后每天你都可以節(jié)省大量的時(shí)間。如果你可以抽出一些額外的時(shí)間，那么這再次表明你非常明智。

第一章時(shí)間：一種關(guān)鍵資源——機(jī)遇和困難
不管你做什么工作，無論是管理者還是執(zhí)行人員，你都要利用各種資源。人力、資金和材料都很重要。對(duì)于某種特定的工作來說，其中一種資源可能占主導(dǎo)地位。然而，我們有一種共同的資源：時(shí)間。時(shí)間是個(gè)嚴(yán)厲的“工頭”。如何在有限的時(shí)間內(nèi)完成所有事情，是每個(gè)人都會(huì)面臨的問題。對(duì)于有些人來說，這樣的問題在某種程度上似乎永遠(yuǎn)存在；另一些人則覺得，好像總有事情阻礙工作按計(jì)劃完成；更有少數(shù)人因?yàn)闀r(shí)間管理不當(dāng)而始終處于混亂狀態(tài)。
什么人需要考慮時(shí)間管理？答案是每個(gè)人，因?yàn)橛行Ч芾頃r(shí)間能給所有人帶來潛在的益處。在任何一個(gè)組織里，總有許多因素致使恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間管理舉步維艱：層級(jí)結(jié)構(gòu)、人力、截止日期、書面工作、電子郵件、計(jì)算機(jī)問題、會(huì)議及來自組織內(nèi)外的壓力和互動(dòng)。這些因素的疊加使時(shí)間管理問題變得更為復(fù)雜。
本書旨在幫助人們解決時(shí)間管理問題。不論是（商業(yè)或其他）組織內(nèi)部的管理人員還是執(zhí)行人員，只要負(fù)責(zé)完成工作和取得成果，都適合閱讀本書。如果你已經(jīng)做過許多艱難的嘗試來管理你的工作方式，那么采取其他一些方法可能會(huì)讓你做得更好。如果你覺得自己有太多工作要做卻只有太少可供支配的時(shí)間，總是在應(yīng)付緊急情況而無法完成重要的工作，想改善這一切使之更有條理卻不知從何入手，那么本書就非常適合你閱讀。如果你的辦公桌上文件已經(jīng)堆積如山，你經(jīng)常受到干擾，覺得在最后期限來臨時(shí)不可能完成任務(wù)，你感到絕望甚至無法呼吸，那么本書絕對(duì)是為你而寫的。
時(shí)間管理不是可選的，而是每個(gè)想要有效工作的人必須考慮的問題，無論是在正式場(chǎng)合還是非正式場(chǎng)合。實(shí)際上，從某種程度上來說，幾乎每個(gè)人都在進(jìn)行時(shí)間管理，區(qū)別在于做得好與壞以及效果如何。然而，可能你早就注意到，時(shí)間管理并不容易。即使那些以時(shí)間管理為工作內(nèi)容的人，也不能保證做到100%正確。調(diào)查顯示，大部分人可以通過反思習(xí)慣和注意時(shí)間管理原則來顯著提高生產(chǎn)率。不過常見的情況是，遇到困難以后，人們往往難以堅(jiān)持且會(huì)被舊習(xí)慣所左右�？傆幸环N誘惑，讓你對(duì)進(jìn)行真正的改變失去信心，讓你想要放棄甚至得過且過。從某種程度上來講，這種誘惑往往非常強(qiáng)烈。

讓時(shí)間為你所用
但是，這是一個(gè)正面的“但是”，你可以做出改變。這種改變不僅很有價(jià)值，而且能對(duì)你的工作和事業(yè)產(chǎn)生積極的影響。毫無疑問，進(jìn)行時(shí)間管理的效果相當(dāng)大，而且各不相同，具體如下。
影響你的效率、效果和生產(chǎn)率。這一點(diǎn)體現(xiàn)了時(shí)間管理的重要程度，因?yàn)樗鼤r(shí)時(shí)刻刻在影響你的工作。
節(jié)任何工作所帶來的壓力。
造更大的積極可見的效果。時(shí)間管理能夠影響你在一個(gè)組織內(nèi)的形象。良好的時(shí)間管理會(huì)使你從其他類似人才中脫穎而出，讓你在職業(yè)上比其他人更容易獲得成功。
因此，盡管需要花費(fèi)一些時(shí)間，但是建立自己的個(gè)人時(shí)間管理系統(tǒng)至關(guān)重要。時(shí)間管理可被視為自我管理的同義詞，它強(qiáng)調(diào)自律，而自律是通過習(xí)慣來鞏固的。換句話說，好的一面是形成習(xí)慣之后進(jìn)行時(shí)間管理就會(huì)越來越容易，良好的習(xí)慣可以使你有條不紊地規(guī)劃和執(zhí)行工作；另一個(gè)眾所周知的事實(shí)是壞習(xí)慣很難改變。反思你的工作，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)務(wù)之急是改變壞習(xí)慣。
讓時(shí)間管理為你所用需要兩個(gè)關(guān)鍵因素：如何規(guī)劃你的時(shí)間和如何實(shí)現(xiàn)具體細(xì)節(jié)。第一部分是實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理的基礎(chǔ)，將在本書前半部分進(jìn)行討論；第二部分包括許多可操作的因素、實(shí)踐、方法和訣竅，這些都可以單獨(dú)、積極地影響你的工作方式。這些因素有可能極其簡單。比如說，明顯頻繁地查看手表可能會(huì)使來訪者感覺不受歡迎，如果此時(shí)你還神色憂慮，那么來訪者的不良感受會(huì)更加嚴(yán)重。但有時(shí)候這些因素也會(huì)很復(fù)雜。設(shè)置清晰的文件系統(tǒng)可以節(jié)省時(shí)間，確保你可以快速、準(zhǔn)確地找到文件。
有些因素可能看起來是徹頭徹尾的投機(jī)取巧。比如說，使眼色讓你的秘書打斷會(huì)議并提出由于不得已的新情況你要縮短會(huì)議或立刻離開。此外，這里有個(gè)累積效應(yīng)。你采取或適應(yīng)的技巧越多，你的時(shí)間越有效率。每個(gè)人在職業(yè)生涯中都可以積累或練習(xí)這樣的技巧。因此，除非你已經(jīng)能夠高效利用時(shí)間，否則反思你的工作是否處于最優(yōu)總是值得的。事實(shí)上，有規(guī)律的反思會(huì)對(duì)你的工作和生活有所助益，而且會(huì)成為一個(gè)好習(xí)慣。

個(gè)人方法
由于時(shí)間管理受許多因素的影響，其運(yùn)行方式會(huì)根據(jù)特定工種及特定個(gè)人而有所不同。這里講的一些方法，可能會(huì)給你現(xiàn)有的工作習(xí)慣帶來啟發(fā)。有些方法對(duì)你而言是全新的；有些方法你可能聽說過卻從未有效利用過；其他的方法只能作為形成你自有方式的基礎(chǔ)，需要根據(jù)你的工作環(huán)境進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整。在你拒絕任何方法之前，一定要考慮到這一點(diǎn)。
千萬不要不假思索地拒絕，因?yàn)橛行┓椒ㄉ宰稣{(diào)整后就有可能對(duì)你有所幫助。在時(shí)間管理這個(gè)領(lǐng)域，很小的因素都可能影響整體的生產(chǎn)效率。當(dāng)然，有些方法可能根本不適合你。不論你怎么修改，它們都不會(huì)對(duì)你的工作方式產(chǎn)生有用的影響，那么這種方法就可以忽略。我們的目的是充分反思工作，并利用任何一種可能的方法來提升工作效率。重要的是你愿意去探索、選擇、采用并試驗(yàn)，直到找到提升工作效率的行之有效的方法。記住，最重要的是你，而不是理論。不過任何可能的方法都應(yīng)予以考慮，除非有負(fù)面影響，否則它們都將是你工作實(shí)踐的一部分。良好的時(shí)間管理源于“千方百計(jì)”（leavingnostoneunturned）。

生產(chǎn)率提高
時(shí)間是相對(duì)的，但其價(jià)值能與其他任何資源媲美。然而，它也十分容易被揮霍。為什么人們更愿意充分考慮合理利用金錢之類的其他資源，而不是時(shí)間呢？時(shí)間管理的困難程和習(xí)慣的力量從某些方面解釋了這個(gè)問題，不過我認(rèn)為還有其他原因。
很久以前，彼得•庫克（PeterCook）繪制了關(guān)于核戰(zhàn)爭可能性的草圖。他提出，雷達(dá)會(huì)提前4分鐘預(yù)警，告知敵方導(dǎo)彈瞄準(zhǔn)我們的方式�！澳阍�4分鐘內(nèi)能做什么？”有人難以置信地提出疑問。彼得回答說，“有些人可以在4分鐘內(nèi)跑1英里（約合1.61千米）！”雖然4分鐘對(duì)于逃離核武器的攻擊范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，不過它告訴我們時(shí)間管理的一個(gè)重要原則：即使很短的一小段時(shí)間，也可以通過疊加和累積形成有價(jià)值的大段時(shí)間。
考慮一下，節(jié)省4分鐘有沒有必要？我們討論的當(dāng)然不是以上故事里面的跑1英里，那很容易令人覺得節(jié)約4分鐘確實(shí)不值得。不過，如果通過提高效率使日常的小任務(wù)每天節(jié)省4分鐘，那么1年節(jié)省的時(shí)間將超過14個(gè)小時(shí)！這接近于兩個(gè)工作日的時(shí)間，可以給你更多的機(jī)會(huì)停下來思考。如果額外多出來兩個(gè)工作日的時(shí)間，你將做什么呢？不可否認(rèn)這個(gè)時(shí)間非常有用，大多數(shù)人每天都有很多工作要做，額外的兩天無疑可以幫他們清減工作清單。這個(gè)設(shè)想僅僅是提高小任務(wù)的效率，只要避免浪費(fèi)4分鐘，就能給你帶來這么多好處。因此，時(shí)間管理可能被忽略的另一個(gè)重要原因就是，人們覺得對(duì)小段時(shí)間的節(jié)省無關(guān)緊要。我們往往不知道這里或那里節(jié)省下來的5分鐘的小段時(shí)間到底有多重要，只想要一個(gè)小時(shí)甚至一天不被打擾的整段時(shí)間。然而，整段時(shí)間往往是小段時(shí)間的總和。
如果這一事實(shí)被充分意識(shí)到，并據(jù)此安排時(shí)間和工作，那么我們將會(huì)節(jié)約相當(dāng)可觀的時(shí)間。這種提高不需要任何成本，相比之下，其他一些提升效率的方法都有成本支出。如果你需要新型儀器、更多預(yù)算或額外人員，那么在許多組織中，即便有充足的理由卻仍可能被否決。然而，時(shí)間則是你自己能夠掌握和利用的。只要有進(jìn)行高效時(shí)間管理的意愿，你就可以行動(dòng)起來，進(jìn)行改變。

由推測(cè)到積累
在我們開始個(gè)人行動(dòng)的討論之前，還有一點(diǎn)必須要說明。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，節(jié)省時(shí)間或更好地利用時(shí)間的方法都需要投資——它是一種時(shí)間投資。這似乎是一個(gè)悖論，不得不花時(shí)間去節(jié)省時(shí)間。這很有可能再次成為行動(dòng)的障礙。然而，原則是清晰的：在“時(shí)間方程”中，要讓時(shí)間可控，必須把它當(dāng)作一個(gè)投入因素。有很多方法可以確保時(shí)間得到最優(yōu)的利用，一些只需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，另一些則需要花費(fèi)很多時(shí)間來建立特定的工作習(xí)慣。
舉個(gè)之后我們也會(huì)討論到的例子，當(dāng)關(guān)系到授權(quán)時(shí)，通常人們都會(huì)認(rèn)為“我自己做更快”。當(dāng)你有這個(gè)想法時(shí)，在短期內(nèi)你都會(huì)認(rèn)為自己的觀點(diǎn)是非常正確的。你自己做確實(shí)更快。但要注意，因?yàn)檫@可能只在某些情況下是正確的。比如有人打電話讓你提供某些信息，假設(shè)你要查找資料，撰寫簡要說明并將其發(fā)送給另一個(gè)人只需花費(fèi)你三四分鐘。
進(jìn)一步假設(shè)，不是你自己來做這件事，而是讓你團(tuán)隊(duì)中的一個(gè)成員來做。向他解釋和布置這項(xiàng)任務(wù)需要花費(fèi)你們各自10～15分鐘時(shí)間。這種情況下，確實(shí)你自己做更快些。然而,如果這是一項(xiàng)常規(guī)的工作，那么事實(shí)并不如此。假如一項(xiàng)工作每周發(fā)生10次，那么你只需要給其他人解釋1次，而且花費(fèi)的時(shí)間將會(huì)得到回報(bào)，此后你每周都會(huì)節(jié)省大量時(shí)間，實(shí)際上每次遇到類似的請(qǐng)求都可以節(jié)約時(shí)間。所以，花費(fèi)時(shí)間給別人做解釋的確是值得的。這里的“時(shí)間方程”中，花費(fèi)的時(shí)間使節(jié)省的時(shí)間產(chǎn)生了正向結(jié)果。通常情況下，不論是簡單的事例還是幾個(gè)小時(shí)甚至是幾天的復(fù)雜任務(wù)，起初花費(fèi)時(shí)間重組系統(tǒng)和流程，后期會(huì)成效顯著。
那么，為什么采取這種行動(dòng)非常困難？為什么很多人都說他們自己做更快？一些原因可能是事關(guān)對(duì)授權(quán)的態(tài)度（對(duì)于第二個(gè)問題往往是這一原因）；除此之外，很大程度上是因?yàn)榱?xí)慣和缺乏思考——可能是迫于當(dāng)時(shí)的壓力。我們認(rèn)為停下來思考另一種解決方案很有必要，然而事實(shí)是，我們的思考和總結(jié)并不深入，這導(dǎo)致我們依然過分沉湎瑣事，無法真正節(jié)約時(shí)間。這的確值得深思。只有下定決心不陷入時(shí)間陷阱，才能真正節(jié)約時(shí)間。
無論你承認(rèn)與否，只要具備正確的意圖和動(dòng)機(jī)，任何人都可以提高他們的時(shí)間利用率，而且效果還相當(dāng)顯著。然而毫無疑問，事情并非到此為止。要真正提高效率，并不能僅僅依靠反思時(shí)間管理或采用一兩種方法。反思只是一個(gè)開始，必須要依靠正確的方式才能持續(xù)提高效率。最好的時(shí)間管理者不僅會(huì)使良好的習(xí)慣像自動(dòng)巡航系統(tǒng)一樣自動(dòng)運(yùn)行，也認(rèn)為時(shí)間管理是一個(gè)永恒微調(diào)的領(lǐng)域。任何與時(shí)間維度有關(guān)的事都屬于他們的考慮范疇，且成為他們選擇工作方法的先決條件。他們不斷努力精進(jìn)——不斷改變他們的工作方式，最終達(dá)到理想效果。這種微調(diào)也會(huì)成為一種習(xí)慣。

完美的時(shí)間
本章最后要介紹的是“完美的時(shí)間”。用古老的諺語“千萬不要讓盡善盡美與優(yōu)秀為敵”來形容時(shí)間管理，是完全恰當(dāng)?shù)�。不管如何管理時(shí)間，你都不能稱之為完美。你依然能夠找到新的改進(jìn)點(diǎn)，因?yàn)槲磥砜赡苓€會(huì)有時(shí)間被浪費(fèi)，甚至在某個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻再次被打斷。記住墨菲定律：如果你認(rèn)為一件事情會(huì)變壞，那它確實(shí)會(huì)。今后也許你還會(huì)說“如果我有更多的時(shí)間……”。實(shí)際上，許多工作都有創(chuàng)造性的一面。你被雇用來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、創(chuàng)新、審查和改變工作，諸如此類都是動(dòng)態(tài)的過程，它們有時(shí)候甚至無法保持5分鐘不變。在這種環(huán)境下，永遠(yuǎn)都有新事情要做，你永遠(yuǎn)無法到達(dá)你的事務(wù)清單的底端。你應(yīng)該憂慮的不是有太多事情要做，而是沒有足夠的時(shí)間去做。
對(duì)于工作，雖然不可能做到完美，但卻可以改善。每一次節(jié)省時(shí)間，每一次生產(chǎn)率的提高，無論是大還是小，都會(huì)提高效率，從而形成你的工作風(fēng)格。任何工作都可以改善，用更好、更有效的方法來完成。這意味著你必須積極地改善工作習(xí)慣，找到最優(yōu)且真正有效的工作方式。在這個(gè)過程中，要使用時(shí)間管理的原則，同時(shí)采取正確的態(tài)度。充分做到這一點(diǎn)可以給你和你的組織帶來好處，而且有些好處是立竿見影的。
我們需要注意的是，企業(yè)文化正在變得越來越積極，更專注于有效率的工作時(shí)長。不管是否樂意，越來越多的人花費(fèi)了更多的時(shí)間在工作上。然而，諸多證據(jù)表明，額外的工作時(shí)長并沒有轉(zhuǎn)化為更高的生產(chǎn)率，壓力和疲勞還會(huì)降低效率。
個(gè)人想挑戰(zhàn)這種文化很難，但并不是不可能。有效的時(shí)間管理理念會(huì)在“工作日”的某些范疇內(nèi)發(fā)揮作用，而且對(duì)于每個(gè)人都會(huì)有所不同。僅僅多花幾個(gè)小時(shí)思考的效果是有限的，我們的目的是通過合理的工作分配來改變習(xí)慣和提高效率。如果你這樣做并且達(dá)到了目的，那么“花更多時(shí)間”的壓力可能會(huì)減輕。如果你是管理人員并且要?jiǎng)?chuàng)立這方面的企業(yè)文化，那么這一方面值得深入思考。［如果你對(duì)于這方面不擅長，可以參考我的書籍《如何激勵(lì)員工》（HowtoMotivatePeople）。］

要點(diǎn)總結(jié)
■培養(yǎng)正確的態(tài)度。
■意識(shí)到有效的時(shí)間管理能夠提高生產(chǎn)率。
■認(rèn)識(shí)到良好的習(xí)慣能夠讓工作順其自然地完成，下決心培養(yǎng)良好的習(xí)慣（盡管起初會(huì)很困難）。

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