1．認真辨析詞義，仔細區(qū)別詞的感情色彩，選用最確切的詞漢語的詞匯很豐富，同義詞、近義詞極多。辨析詞義，就是要在寫作中注意區(qū)別同義詞、近義詞的細微差別。如：“批評、批判”，“阻止、制止”，“災害、災難”，這三組詞是近義詞，前一詞的語義要輕于后者。
　　另外，詞匯中有相當一部分詞語是帶有一定的感情色彩的，或褒或貶，或莊或諧，因而使用起來要細加區(qū)別。
　　2．造句要合乎語法、邏輯造句要合乎語法，通常須注意句子的成分要完整、詞語的搭配要恰當、關聯(lián)詞的使用要正確以及消除歧義等。語句有邏輯錯誤，讀者理解的字面意思往往與作者想要表達的意思南轅北轍，甚至無法理解。要符合邏輯，就是說撰寫的應用文概念要明確，判斷要恰當，推理要有依據(jù)，不能有語病。試看下面幾例：
　�、偃�體同志要認真執(zhí)行規(guī)章制度。
　　②訴訟費用20元由原告負責。
　�、鄯蚱蕻a(chǎn)生矛盾，切忌不可動手打人。
　　例①“制度”應當與“遵守”相配，與“執(zhí)行”不相合，搭配不當。例②“負責”一語在這里也可解釋為：原告負責向被告收取，原告并不負擔。句中“負責”與“訴訟費用”搭配不當，“負責”應改為“負擔”。例③“切忌”與“不可”連用，字面表達的意思與作者的本意正好相反，應該刪去其一才合作者的原意。
　　3．遣詞用語要規(guī)范規(guī)范，是指語言形式要遵守約定俗成的語言習慣，不隨意打破語言習慣，不自造新詞，不濫用方言土語。
　　應用文特別是公文、事務文書和專業(yè)文書，使用名稱、時間、數(shù)量要規(guī)范。機關名稱要用全稱或規(guī)范的簡稱，使用縮略語要慎重。公文中表示時問要完整，成文時間一定要將年月日寫全。表達數(shù)量要清楚，特別是表示增減時，要避免邏輯錯誤。例如：“他是市勞模，每月的工作量都超過定額的50％�！痹摼湓诒磉_數(shù)字時就嚴重錯誤。
　　不同的文體需用不同語體。一般說來，口語、方言、俚俗語和生動形象的語言大多用于文藝語體，應用文體則一般不用，用得最多的是書面語。
　　4．注意語義的確定性應用文要準確如實地反映客觀事物，就必須對反映客觀事物的詞語的外延和內(nèi)涵作出精確限定，使語義具有確定性，避免產(chǎn)生歧義。試看下面幾例：
　�、倏h級以上各級人民政府工商行政管理部門依法對企業(yè)名稱、商品名稱以及廣告的用語用字進行管理和監(jiān)督。
　�、诟魑粚W員請于十五日前來報到。
　　例①從監(jiān)督職能部門、依據(jù)以及監(jiān)督的范圍三個方面對“管理和監(jiān)督”進行限制和說明，使得“管理和監(jiān)督”的具體職責非常明確。例②到底是“十五日”還是“十五日前”？語義不明。
　�。ǘ�）簡明精煉
　　“文貴精不貴多”，應用文體的語言要力求簡練，即用最經(jīng)濟的筆墨寫出最豐富的內(nèi)容。做到“文約事豐”、“言簡意賅”。應用文體大都有明確具體的目的，是因事行文，因此特別注意實效。而且，現(xiàn)代社會的生活節(jié)奏越來越快，時間和信息已成最重要的因素之一。應用文體要講究效率，傳遞高密度的信息，縮短時間，必須使語言簡練。做到語言簡練，須從以下幾方面入手。
　　1．抓住問題關鍵，刪繁就簡老舍先生說過：“思想不精辟，無從寫出簡潔有力的文字�！边@就是說，寫作者如果抓不住事物的本質(zhì)、問題的癥結(jié)，行文自然就談不上簡練。
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