從文獻館時期，前輩明清檔案工作者就開始撰文向社會介紹館藏檔案的整理結果。20世紀60年代，我館（時稱中央檔案館明清檔案部）組織工作人員對館藏檔案進行了調查摸底，編寫了《明清部所存檔案介紹》。20世紀70年代，我館（時稱故宮博物院明清檔案部）又根據(jù)當時檔案整理的情況，組織編寫了《明清部所存檔案介紹（增訂本）》。這兩個版本的館藏檔案介紹，都以打印本的形式，作為參考資料內(nèi)部使用。1985年，《中國第一歷史檔案館館藏檔案概述》（以下簡稱《館藏概述》）編輯出版，第一次向社會系統(tǒng)簡要地介紹了館藏74個全宗和檔案狀況。1980年代，我館開始組織專門班子編寫《中國第一歷史檔案館指南》（以下簡稱《指南》），歷時20余年，幾經(jīng)修改定稿，但最終因故未能付梓出版。

《館藏概述》是在1970年代故宮明清部內(nèi)部資料《明清部所存檔案介紹》（增訂本）的基礎上編撰的。全書16章，18.5萬字，本館六十年（1925-1984）工作概況1章，檔案概述15章，其中明代檔案1章，清代檔案全宗按機構性質分類（如輔佐皇帝的中樞機構、掌管財政金融的機構、掌管禮儀的祭祀機構等）設14章，對74個全宗分別介紹，各全宗基本包括兩部分內(nèi)容：一部分是全宗構成單位的歷史沿革及其機構、職掌；一部分是全宗的檔案情況及其內(nèi)容。該書內(nèi)容簡明，條理清晰，但是對全宗及檔案的介紹不夠全面，亦未能說明檔案整理著錄情況。

《指南》書稿8章，約50萬字，本館概況1章，明代檔案1章，清代檔案分類（中樞機構、各部院衙門、管理皇族及宮廷事務機構、地方機關、個人及王府、輿圖匯集）設6章，以74個檔案全宗為單位編寫，每個全宗包括兩個組成部分：一是該全宗所涉及的機構概況，二是該全宗檔案狀況及內(nèi)容。第一部分，簡要考訂立檔單位的成立和撤銷時間、內(nèi)部機構和直屬機構的設置、職掌范圍、職官設置以及沿革變遷等情況；第二部分，敘述了檔案的來源、起止時間、文種、數(shù)量、整理原則、分類組卷情況，重點是介紹各全宗檔案的構成和內(nèi)容�！吨改稀纷鳛轲^里的專項，組織多人歷經(jīng)多年編寫完成，書稿內(nèi)容較為詳細，但同樣存在局限：一是受到當時館藏檔案整理基礎的限制，介紹檔案分類組卷、內(nèi)容、件數(shù)等標準不一，不夠準確；二是各全宗篇幅不均衡，如，同為大全宗，軍機處、宮中全宗約5萬字，而館藏檔案數(shù)量最大的內(nèi)閣全宗僅有8000字；同為小全宗，太仆寺與光祿寺篇幅相差5倍；三是無法充分體現(xiàn)20世紀90年代以后的整理著錄成果基本缺載。

自1990年代以來，我館相繼完成了內(nèi)閣滿漢文題本和外務部、憲政編查館等全宗檔案文件級整理，特別是2011年起開展大規(guī)模檔案整理和立項著錄，增設了卓索圖盟扎薩克衙門、征集接受捐贈檔案、各處檔案匯集等3個全宗，基本理順了各全宗內(nèi)的類項體系，釐清了館藏家底，統(tǒng)一了檔號配置。因此，無論是已出版的《館藏概述》還是未出版的《指南》，均已不能準確反映目前的館藏檔案整理和保管的實際情況，需要重新編寫一部全面介紹館藏體系和檔案內(nèi)容的讀物。為此，在大規(guī)模檔案整理進入收尾階段時，館領導即提出了由整理處組織，與滿文處等協(xié)同合作，編寫一部全宗概述，系統(tǒng)總結近年來滿漢文檔案整理工作的成果，全面系統(tǒng)地介紹館藏檔案狀況。

整理處在深入研究吸收《館藏概述》《指南》書稿、館史相關資料的基礎上，參照《檔案館指南規(guī)范》（DA/T3-1992）、《全宗指南規(guī)范》（DA/T14-2012）等檔案行業(yè)標準，研究制定了《中國第一歷史檔案館檔案全宗概述》（以下簡稱《全宗概述》）的編寫體例。鑒于本館有77個全宗，《全宗概述》擬分別對每一全宗進行簡要介紹，按照館藏檔案全宗順序編輯。每一全宗介紹仍以兩個部分組成，一是全宗概況，簡要考訂該全宗立檔機構的沿革變遷、職掌范圍、職官設置、內(nèi)設與直屬機構等情況，簡述人物生平行跡，或檔案匯集來源；二是檔案介紹，簡述該全宗檔案的來源、起止時間、保存數(shù)量、分類整理、檔案所涉基本內(nèi)容等情況。本著先易后難、先小后大的原則，2016年至2018年，整理處、滿文處同志繼相繼完成全部初稿編寫，共約25萬字。2019年2020年6月，由孫以東將全部初稿通看，提出修改意見。2021年，徐莉、邵琳琳、朱墨又對書稿進行了修改。2022年上半年，全部書稿由韓永福完成通審，增刪修改，基本定稿約15萬字。2022年9月，書稿交由編研處王澈、王征、郭琪、郝艷紅、朱瓊臻進行核校編輯。

在編寫全宗概述的同時，整理處將編制完整規(guī)范的館藏檔案檔號總表工作列入十三五計劃。在滿文處的支持配合下，以李中勇為主，對館藏檔案全宗類項案卷檔號體系進行全面細致梳理和規(guī)范，于2018年5月匯總制作了《中國第一歷史檔案館檔案整理分類匯總表》（以下簡稱《檔號總表》）初稿。2019年，在館藏檔案整理工作基本結束后，由王少芳牽頭組織整理處對該表進行校核修訂，并對全宗名稱進行規(guī)范。2020年初，按照館里統(tǒng)一安排，整編處、滿文處、網(wǎng)絡處、保管處、利用處等聯(lián)合開展了館藏檔案整理數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫電子目錄、開放利用目錄的統(tǒng)計核查工作，完成《檔號總表》定稿修訂。

《全宗概述》一書，是一項集體成果，所有初稿撰寫和審改，都利用業(yè)余時間完成的。該書借鑒了《館藏概述》、《指南》書稿、《明清檔案事業(yè)九十年》等已有成果，以《大清會典》等為依據(jù)，更新了檔案分類整理的內(nèi)容，增加了一些研究考訂的內(nèi)容（如趙爾巽檔案的發(fā)現(xiàn)情形等）。該書充分反映了我館目前的檔案整理成果和保管現(xiàn)狀，希望能為本館檔案保管、編目和數(shù)據(jù)信息管理工作提供參考，也可以為檔案利用者提供簡明實用的檢索指引。

由于我們學識水平有限，兼之館藏檔案來源與歷次整理情況錯綜復雜，目前收集到的資料有限，本書一定還存在不少遺漏錯訛之處，敬希讀者批評指正。

編者

2022年12月