本書針對當前商務秘書工作的特點,全面創(chuàng)新教材結構體系,努力體現(xiàn)項目引領、任務驅(qū)動、"學和做”融為一體的課程特色。全書分為:商務秘書的角色認知,辦公室事務管理,企業(yè)文書綜合處理,會議與商務活動管理,信息工作與參謀輔佐五個大項目,每個大項目下設有子項目、知識小結及課后練習題;每個子項目由項目任務、事件回放、任務分析、相關知識組成,既保證了部分的獨立性,又體現(xiàn)了整體的系統(tǒng)性。
向陽,廣東科學技術職業(yè)學院文化與傳媒學院副院長,教育部教育類專業(yè)教學指導委員會文秘專業(yè)委員會委員,廣東省文秘類專業(yè)協(xié)作委員會主任,廣州秘書學研究會副會長,全國秘書事務所聯(lián)盟副理事長。多年從事檔案學、秘書學專業(yè)的教學和研究,曾獲中國高教秘書學會優(yōu)秀教師、武漢市第六屆教師五項技能比賽一等獎、武漢市技術競賽能手、武漢市優(yōu)秀青年教師、廣東科學技術職業(yè)學院教學名師等榮譽稱號。在廣東科學技術職業(yè)學院先后參與了學校評估工作、學校國家骨干示范校建設工作,幫助文秘專業(yè)成功申報廣東省示范專業(yè)、廣東省級實訓基地,在擔任專業(yè)負責人期間,文秘專業(yè)成功申報廣東省二類品牌專業(yè)。作為負責人成功主辦過廣東省首屆文秘職業(yè)技能大賽、廣東省職業(yè)技能大賽秘書專業(yè)技能賽項,主持過2013、2015、2017、2019年四屆廣東省文秘骨干教師省培項目,吸引了來自全國五十多所院校200多名老師前來培訓。熟悉最新的教育改革理念,具有豐富的校企合作經(jīng)驗,2007年在全國首創(chuàng)"秘書事務所”,2007-2017年擔任"秘書事務所”所長,將事務所培育成為全國文秘專業(yè)工學結合的一個亮點,并于2018年發(fā)起成立"全國秘書事務所聯(lián)盟”,聯(lián)合全國40多所院校加盟。與企業(yè)合作開發(fā)了三款文秘專業(yè)教學軟件,目前已經(jīng)獲得國家軟件著作權,其中"3D文秘情景實訓軟件”獲得2016年廣東省教學軟件比賽一等獎。先后主編過九部文秘專業(yè)教材,其中一部為教育部十二五規(guī)劃教材,發(fā)表論文三十余篇,主持各類課題十五項。
項目一 商務秘書的角色認知 (1)
子項目一 定位現(xiàn)代秘書 (1)
一、秘書一詞的由來及含義 (2)
二、秘書的歷史演變過程 (3)
三、現(xiàn)代秘書的定位 (5)
四、現(xiàn)代秘書的分類 (5)
子項目二 認知秘書工作 (7)
一、秘書工作概述 (8)
二、秘書工作的基本內(nèi)容 (8)
三、秘書的常規(guī)工作 (9)
子項目三 做一個好秘書 (12)
一、秘書的職業(yè)道德 (12)
二、秘書的職業(yè)素養(yǎng) (13)
三、秘書的職業(yè)能力 (18)
四、職業(yè)生涯規(guī)劃—秘書提升素質(zhì)技能的途徑 (19)
知識小結 (20)
課后練習題 (20)
項目二 辦公室事務管理 (24)
子項目一 辦公環(huán)境管理 (25)
一、辦公環(huán)境管理的含義及原則 (26)
二、辦公室環(huán)境的布局與布置 (27)
三、辦公室的美化 (30)
四、辦公室的健康安全管理 (31)
子項目二 辦公室時間管理 (34)
一、時間管理 (34)
二、日程安排 (39)
三、約會安排 (42)
四、旅行安排 (44)
子項目三 商務溝通與接待 (47)
一、電話事務 (48)
二、來客接待 (51)
三、溝通 (56)
四、協(xié)調(diào) (60)
子項目四 辦公室值班管理 (63)
一、值班工作的內(nèi)涵 (64)
二、值班工作的主要任務 (64)
三、值班工作制度 (66)
子項目五 常用辦公設備及辦公用品管理 (67)
一、常用辦公設備的管理 (68)
二、秘書常用辦公軟件的使用 (74)
三、辦公用品的管理 (75)
知識小結 (78)
課后練習題 (78)
項目三 企業(yè)文書綜合處理 (82)
子項目一 企業(yè)發(fā)文管理 (82)
一、文書處理概述 (83)
二、發(fā)文辦理 (85)
子項目二 企業(yè)收文管理 (89)
一、收文的處理 (89)
二、收文處理工作程序 (90)
子項目三 企業(yè)文檔管理 (93)
一、檔案文件的平時歸卷 (93)
二、現(xiàn)代企業(yè)的電子文書管理 (96)
三、文書歸檔的相關概念 (99)
四、文書歸檔的理解 (100)
五、文書歸檔的要求和步驟 (101)
知識小結 (104)
課后練習題 (104)
項目四 會議與商務活動管理 (107)
子項目一 會前策劃與籌備 (107)
一、會議策劃的含義 (108)
二、會議策劃的工作流程 (111)
三、會議策劃方案的內(nèi)容 (112)
四、商定會議時間、地點 (114)
五、制訂會議計劃 (116)
六、準備會議資料 (118)
七、擬寫和發(fā)送會議通知 (119)
八、預算和申請會議經(jīng)費 (120)
九、會場布置 (121)
十、與會人員的名單及分組 (124)
十一、會務工作機構的成立和分工 (124)
子項目二 會中服務與管理 (126)
一、接站技巧 (127)
二、報到與簽到 (128)
三、會場服務工作 (130)
四、會議記錄 (131)
五、會間活動的安排 (136)
六、會間食宿工作 (137)
子項目三 會后工作 (139)
一、會場善后工作與安排與會人員離場 (139)
二、會后文書工作 (141)
三、會議總結 (145)
四、會議經(jīng)費的結算工作 (146)
五、會議效果的評估方法 (147)
六、會后的催辦、反饋與落實工作 (151)
子項目四 常見會議與商務活動 (152)
一、開業(yè)慶典 (153)
二、會見工作 (155)
三、會談 (157)
四、簽字儀式 (158)
五、宴會 (160)
知識小結 (163)
課后練習題 (163)
項目五 信息工作與參謀輔佐 (166)
子項目一 信息收集與參謀輔佐 (166)
一、信息概述 (168)
二、秘書信息工作的概念及內(nèi)容 (169)
三、信息收集 (170)
四、秘書信息收集與參謀輔佐 (176)
子項目二 信息處理與參謀輔佐 (180)
一、信息整理 (181)
二、信息儲存 (183)
三、信息傳遞 (185)
四、信息開發(fā) (187)
五、信息利用 (191)
六、秘書信息處理與參謀輔佐 (193)
子項目三 調(diào)研工作與參謀輔佐 (196)
一、調(diào)研工作的概念 (197)
二、調(diào)研工作的基本類型 (197)
三、調(diào)研工作的基本方法 (200)
四、調(diào)研工作的原則 (204)
五、秘書調(diào)研工作與參謀輔佐 (204)
子項目四 信息反饋與參謀輔佐 (207)
一、信息反饋的概念 (208)
二、信息反饋的目的 (209)
三、信息反饋的特點 (209)
四、信息反饋的形式 (210)
五、信息反饋的方法 (211)
六、信息反饋的原則 (211)
七、秘書信息反饋與參謀輔佐 (212)
知識小結 (215)
課后練習題 (215)