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　一、辦會(huì)
　　秘書辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)，為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。會(huì)議是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段，是溝通、集散信息、達(dá)成共識(shí)、作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或推進(jìn)工作、實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的重要形式。
　　會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容十分紛繁，主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后大量的會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。
　�。ㄒ唬⿻�(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)
　　會(huì)議是在領(lǐng)導(dǎo)者主持下進(jìn)行的。領(lǐng)導(dǎo)者是決定是否召開會(huì)議，確定會(huì)議議題和內(nèi)容，確定會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者及會(huì)議形式等主要問題的決策者。秘書是將領(lǐng)導(dǎo)決定召開會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)付諸實(shí)施的操辦者、輔助者和提供服務(wù)的工作人員。因此，秘書會(huì)務(wù)工作，必須遵從以下原則。
　　1.要強(qiáng)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合
　　一切會(huì)務(wù)工作都必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)者召開會(huì)議的決定和意圖展開，要為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的目的提供全面、周密的服務(wù)。
　　2.要強(qiáng)調(diào)周密安排，有序運(yùn)作
　　會(huì)議事務(wù)頭緒很多，時(shí)限要求和質(zhì)量要求都很高，必須精心組織，周密安排，做到忙而不亂，運(yùn)作有序，準(zhǔn)確無誤。會(huì)場(chǎng)是公眾會(huì)集的場(chǎng)所，稍有差錯(cuò)或失誤，都會(huì)造成消極影響。操辦、組織會(huì)務(wù)工作的秘書必須統(tǒng)籌全局，分工合作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者圓滿完成各項(xiàng)會(huì)議事務(wù)。
　　3.要強(qiáng)調(diào)熱情服務(wù)，提高效率
　　開會(huì)必然要面對(duì)各類與會(huì)公眾，對(duì)與會(huì)公眾熱情周到的服務(wù)，有利于營(yíng)造親和的會(huì)議氣氛，強(qiáng)化會(huì)議的凝聚力，也有利于優(yōu)化和傳播組織形象。提高會(huì)議效率是以精心組織、有序運(yùn)作、指揮有方、密切配合為前提的。提高效率不僅可以節(jié)省時(shí)間、人力、物力、財(cái)力等重要的資源，而且有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的，優(yōu)化會(huì)議效果。秘書通過會(huì)務(wù)工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者主持和召開好會(huì)議，對(duì)提高會(huì)議效率能夠有所作為。
　　4.要強(qiáng)調(diào)涉密會(huì)議的安全、保密
　　涉密會(huì)議保密工作關(guān)系重大，秘書必須根據(jù)國(guó)家的保密法規(guī)和組織的保密規(guī)范，采取相關(guān)的保密措施，準(zhǔn)確地控制涉密范圍，向相關(guān)的公眾宣傳和傳達(dá)保密法規(guī)與保密紀(jì)律，強(qiáng)化各相關(guān)人員的保密意識(shí)，與竊密行為作斗爭(zhēng)，杜絕一切失密和泄密行為。在提供會(huì)務(wù)服務(wù)工作過程中還要特別注重會(huì)間與會(huì)公眾的安全。會(huì)前要認(rèn)真檢查會(huì)場(chǎng)，對(duì)各種可能發(fā)生的突發(fā)事件要事先擬訂應(yīng)對(duì)方案，注意防患于未然。
　　5.在操辦會(huì)議事務(wù)過程中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補(bǔ)闕作用
　　秘書在操辦會(huì)議事務(wù)過程中，有大量發(fā)揮參謀建議的機(jī)會(huì)，如收集議題、擬訂會(huì)議預(yù)案、準(zhǔn)備會(huì)議文件、會(huì)前調(diào)查研究、會(huì)后收集反饋信息等工作，都有利于秘書在會(huì)議事務(wù)工作中，為領(lǐng)導(dǎo)者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策和拾遺補(bǔ)闕，提供智能輔助。具體的輔助重點(diǎn)是：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的開會(huì)決定與管理實(shí)際需要不相符合、或開會(huì)條件不具備、或不用召開會(huì)議時(shí)，秘書應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)反映真實(shí)情況，供領(lǐng)導(dǎo)者重新考慮開會(huì)決定；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的開會(huì)目的、意圖，與其決定的會(huì)議名稱、內(nèi)容、與會(huì)者存在一定的矛盾，或可能產(chǎn)生不良效果時(shí)，秘書若發(fā)現(xiàn)了這類問題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提出，并提供修改、完善的對(duì)策建議，供領(lǐng)導(dǎo)者參考；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)某些會(huì)議事務(wù)的安排出現(xiàn)疏漏，不夠協(xié)調(diào)、不夠周密或有所失誤時(shí)，秘書應(yīng)及時(shí)拾遺補(bǔ)闕，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者加以補(bǔ)充完善。秘書在操辦會(huì)務(wù)過程中雖要處理大量的事務(wù)，但不能機(jī)械地聽命辦事，而要在辦事過程中勤于思考，為主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者在提供事務(wù)輔助的同時(shí)提供智能輔助。
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